AIツールを増やしすぎない｜読む・考える・仕上げるを分ける

AIツールを増やす前に、仕事を『読む・考える・仕上げる』へ分けてみましょう。今の道具で足りない工程が見つかってから追加すると、行き来の手間を抑えられます。

どの工程で困っているかを書く

資料を探すのに時間がかかるのか、案が出ないのか、体裁を整えるのが難しいのかを分けます。ツール名から考えると、同じ役割のサービスが増えがちです。まず自分の仕事の流れを紙に3〜5段階で書き出してください。

調査結果を長い文章のまま次へ渡すより、出典付きの要点表など、後工程で使う形へします。構成案から資料へ移すなら、ページ番号、見出し、本文をそろえると転記しやすくなります。受渡しで失われる情報も確認しましょう。

今のツールで同じ仕事ができるなら、設定や保存場所を統一した方が続けやすいことがあります。新しい道具は、苦手な工程を具体的に改善できる場合に試します。毎週の作業で使わないものは、役割を見直して整理します。

［］の中を、自分の材料へ。

仕事の流れ［ ］と使っている道具［ ］を、読む／考える／仕上げるへ整理。工程ごとに入力・出力形式・困る点を表へ。役割が重なる道具と、追加せず改善できる手順を示してください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

調査用AIと文章用AIを行き来し、最後にスライドへ転記。調査の出典が転記中に消えることがある。

OUTPUT / 仕上がり

読む：出典URL付きの要点表を作る。
考える：その表から、主張と根拠をページ別に整理。
仕上げる：各ページへ主張・図・出典を移す。
改善点：新ツールを増やす前に、受渡し表へ出典欄を固定する。

毎週の作業を3工程へ分け、受渡しで毎回直している箇所を1つ減らしましょう。