大きな仕事をAIで分解する｜着手できる単位にする

『資料を作る』のような大きい仕事は、次に何をするかが曖昧です。AIへ締切と完成形を伝え、30〜60分ほどで進められる作業に分けてもらいましょう。

完成品を先に言葉にする

提案資料なら、誰が何を判断できる資料か、何ページ程度か、誰の確認が必要かを決めます。完成形がないまま分解すると、調査や装飾の作業ばかり増えます。AIには必須の内容と、今回は含めない内容も伝えます。

『情報整理』ではなく『過去3件の問い合わせを表にまとめる』と書けば着手しやすくなります。長すぎる作業は、材料の収集、下書き、確認へ分けます。見積時間はAIの推測なので、初回の実績を見て直してください。

上司の確認後でなければ進まない箇所や、他部署から受け取る材料を分けます。締切当日まで自分の作業を詰めず、確認と修正の時間を置きましょう。最初の1手が明確になったところで、分解を止めて着手します。

［］の中を、自分の材料へ。

仕事［ ］、完成形［ ］、締切［ ］、使える時間［ ］を、着手できる作業へ分解してください。各行に動詞で始まる作業名／成果物／目安時間／先に必要なものを記載。確認待ちを分け、最初の30分にすることを1つ選んでください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

金曜に、問い合わせ削減の提案を3ページで説明する。材料は過去の質問20件。木曜に上司確認。

OUTPUT / 仕上がり

①質問20件を種類別に表へ整理する（30分）。
②多い質問3種類と対策案を1枚へまとめる（45分、①の後）。
③提案3ページを作る（60分、②の後）。
④木曜に上司確認、金曜朝に修正。
最初の1手：質問20件を一覧にする。

今週の大きな仕事を1つ選び、最初の30分ですることまで分けてください。