仕事の優先順位をAIと整理する｜締切と影響を分ける

仕事の順番は、締切の近さだけでは決まりません。遅れたときの影響、他の人が待っているか、所要時間を並べ、AIと着手順を考えます。

締切と希望日を区別する

必ず守る締切なのか、できれば終えたい日なのかを確認します。『なるべく早く』は、依頼者へ必要日を聞く材料です。AIに推測で期限を決めさせず、不明な仕事は確認する一覧へ分けましょう。

自分の提出物がないと他の人が動けない場合は、短い共有だけでも先に出す価値があります。一方、影響の小さい作業を大量に片付けても、重要な仕事は進みません。判断に使う影響は、売上などの大きな言葉ではなく、誰の何が止まるかで記します。

AIの並び順を見て、今日終えるものを3件程度に絞ります。空き時間が90分なら、合計3時間の作業を選ばないこと。割込みが入ったら新しい仕事を追加するだけでなく、何を明日へ移すかも決めます。

［］の中を、自分の材料へ。

仕事一覧［作業／締切とその根拠／遅延の影響／所要時間／待っている人］から、今日の着手順を提案。使える時間［ ］。優先理由を各1文で示し、不明な期限は確認事項へ。今日しない仕事も明示してください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

今日90分。A：明日の会議資料60分。B：同僚が待つ数値の共有10分、今日午前必要。C：来週のフォルダ整理60分。

OUTPUT / 仕上がり

1．Bを共有する（10分）：同僚の作業を再開できる。
2．Aを作る（60分）：明日の会議に必要。
残り20分は資料の確認と割込みへ。Cは来週の予定へ移す。

今日の仕事を5件だけ並べ、優先理由を1文ずつ付けてみましょう。