振り返りを次の行動につなげるAIの使い方

振り返りは、感想をまとめるだけで終えず、次回変える行動を1つ決めます。AIには、起きた事実と当時の条件を渡し、続けることと試すことを整理させましょう。

結果と過程を分けて記録する

納期を守れたとしても、直前の長時間作業に頼っていた可能性があります。結果だけで成功と決めず、準備、引継ぎ、確認の流れを見ます。反対に、結果が届かなかった仕事でも、続ける価値のある工夫は残してください。

確認の遅れには、担当不明、資料不足、確認時間の不足など複数の要因が考えられます。AIが挙げた原因は仮説として、記録で確かめられるものを選びます。人の性格や意欲へ話を寄せず、次に変えられる仕事の仕組みに注目します。

『連携を強化する』より、『依頼時に確認日を入れ、前日に未回答を確認する』なら実行できます。変更する点を増やしすぎず、次の1回で試すものを選びます。効果を見る指標と日を決めると、振り返りが次の仕事へつながります。

［］の中を、自分の材料へ。

振り返り記録［結果／進め方／困った場面］から、続けること／問題の仮説／次回試す行動を整理。仮説と確認済み事実を分け、次の1回で試せる変更を1つ選び、確認する指標と日を提案してください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

原稿は期限内に完成。ただし確認依頼が前日になり、修正が夜へ集中した。次回は2週間後。

OUTPUT / 仕上がり

続ける：最初に見出しを合意したこと。
問題の仮説：確認に使える日が不足した。
試す行動：次回は納期3日前に下書きを渡す。
確認：2週間後、確認依頼日と夜に残った修正件数を比べる。

最近の仕事から、次回の1回だけ変えてみる行動を決めてください。