プロジェクトの進捗を短い共有文にまとめる

進捗共有は、前回からの変化と今必要な判断を中心にすると短くなります。AIへ最新の記録を渡し、完了・進行中・判断待ちを混ぜずに整理してもらいます。

前回から動いた点を抜き出す

毎回プロジェクトの経緯を説明すると、肝心の変化が埋もれます。前回の状態と今回の状態を並べ、完了した成果物、変更した予定、新しく分かった課題を拾います。『対応中』だけの項目には、次の到達点を添えましょう。

問題がある場合は、何が何日遅れる可能性があるか、現時点で分かる範囲を示します。解決策が決まっていないなら、検討中の案と判断期限を分けます。AIが勝手に『影響なし』へまとめていないか確認してください。

担当者向けなら次の作業、責任者向けなら判断事項を明確にします。決めてほしい点がないときも、次の共有時点を伝えると見通しが立ちます。短くするために、重要な未確定事項を消さないことが大切です。

［］の中を、自分の材料へ。

前回の状態［ ］、今回の状態［ ］、予定［ ］を比較し、進捗共有を200字程度で作成。完了／進行中／判断待ち／次回共有を分ける。遅れと影響は記録の範囲で示し、未定を確定へ変えないでください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

前回は画面案の確認中。今回は画面案が確定、本文10本中6本完成。公開日は金曜。残り4本の確認担当が未定。

OUTPUT / 仕上がり

完了：画面案が確定しました。
進行中：本文10本のうち6本を作成済みです。
判断待ち：残り4本の確認担当を決める必要があります。金曜公開へ向け、今日中の担当決定をお願いします。
次回：明日、本文の確認状況を共有します。

次の進捗報告を、変化・判断待ち・次回の3行へ一度縮めてみましょう。