業務名を動詞まで細かくする
『月次報告を作る』には、数字を集める、前月差を計算する、差の理由を確かめる、報告文を書く作業が含まれます。先に自分で順番を書き、その一覧をAIへ渡します。抜けている作業を質問してもらうと、曖昧だった工程が見えます。
材料と完成物がある作業を選ぶ
売上表から差額を並べる、聞き取った理由を短文にするなど、入力と結果を比べられる工程から試します。売上減の原因を確定する工程は、数字だけでは足りません。AIに原因候補を出してもらう場合も、確かめる相手と必要な資料を別の列に残します。
完了条件で、人へ戻す場所を決める
作業表には『入力するもの／AIへ頼むこと／人が確認すること／完了条件』を並べます。『部長へ送れる』ではなく『差額3項目と確定理由が記載されている』のように、見て判断できる条件を置くと依頼しやすくなります。
コピーして使えるプロンプト
［ ］の中を、自分の材料へ。
業務［業務名］を作業へ分解してください。 現在の順番：［作業を箇条書き］ 使える材料：［資料］ 表の列は、作業／入力物／AIへ頼める処理／人の確認／完了条件。事実確認が必要な工程は、確認先も書いてください。
材料と仕上がりの例
説明用に作成した入力・仕上がりの例
INPUT / 入力する材料
月次報告。売上表はある。前年差を出し、差が大きい商品の理由を担当者に聞き、部長へ共有する。
OUTPUT / 仕上がり
差額抽出｜売上表｜前年差順に並べる｜集計範囲｜上位3商品を特定 理由確認｜担当者の回答｜回答を分類｜原因の確定｜3商品の理由がそろう 報告文｜数字と確定理由｜3行に要約｜表との一致｜次の対応を添える
仕上げのチェック
- 各作業の入力物が書かれている
- 原因候補と確定した理由を分けた
- 完了を確認できる条件になっている