長い資料を一度に渡さず、分けて整理する仕事術

長い資料は、章ごとに同じ項目で整理してから統合します。ばらばらの要約をつなぐより、結論の違いと根拠の位置を追いやすくなります。

読みたい目的から、分け方を決める

単に文字数で切ると、表の見出しや説明が離れてしまいます。章・見出し・表とその注記をひとかたまりにし、各部分へ『資料A・第2章』などの名前を付けます。何を判断するために読むかも、各回の依頼に同じ1文で添えます。

『結論／根拠の数値／前提条件／不明点／掲載箇所』の5欄など、共通の形式を指定します。数値だけを抜き出さず、対象期間や比較基準も残してください。章に記載がない欄は空想で埋めず『記載なし』にします。

最後に各章の整理結果を渡し、共通する主張と異なる主張を分けてもらいます。矛盾が出たら原文の掲載箇所へ戻ります。統合要約には、どの章の情報かを残しておくと、後で同僚に根拠を説明しやすくなります。

［］の中を、自分の材料へ。

この資料の一部分を整理してください。
目的：［判断したいこと］
部分名：［章・ページ］
本文：［対象範囲］
結論／根拠の数字と期間／前提／不明点／掲載箇所の5欄で出力。今回は他の章の内容を補わないでください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

第2章：4月の問い合わせは120件、3月は100件。集計対象はWeb受付のみ。電話は含まない。

OUTPUT / 仕上がり

結論：Web問い合わせは前月より20件増加。
根拠：4月120件、3月100件。
前提：Web受付のみ。
不明点：電話の件数。
掲載箇所：第2章。

長い資料の1章だけを、5つの共通欄へ整理してみてください。