お手本を1つ渡すと、AIの文章がそろいやすくなる

社内文書の文体や並びをそろえたいときは、説明を重ねる前にお手本を1つ渡します。内容の転用と、形式の参考を分けるのがコツです。

短く、完成している見本を選ぶ

見本には、自分たちが使ってよい週報や案内文を選びます。長い資料全体より、見出しと1項目が分かる短い部分で十分です。『進捗→課題→来週の予定』のように、まねしてほしい順番を添えると狙いが伝わります。

見本と今回の材料を分け、『見本から使うのは構成と文体だけ』と指定します。古い案件の日付や担当名が新しい文書へ混ざると、体裁がそろっていても使えません。見本内の固有情報は、渡す前に項目名へ置き換えると確認しやすくなります。

見出しの順番と箇条書きの長さなど、そろえたい点を具体的に選びます。語尾まで厳密にそろえる必要がなければ、同じ言葉を無理に反復させません。出力後は構成と事実を別々に読み、形式が合ってから今回の材料の抜けを確かめます。

［］の中を、自分の材料へ。

見本の構成と文体を参考に、今回の週報を作ってください。
見本：進捗／課題／来週の予定の3項目。各項目1〜2文。
今回の材料：［今週の結果、止まっていること、次週の作業］
見本の案件名・数字は引き継がず、今回の材料だけを使ってください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

今回の材料：原稿5本中4本完了。残り1本は写真待ち。来週火曜に写真を確認して仕上げる。

OUTPUT / 仕上がり

進捗：原稿5本のうち4本を仕上げました。
課題：残り1本は写真の到着を待っています。
来週の予定：火曜に写真を確認し、残りの原稿を完成させます。

よく使う文書を1つ選び、固有情報を外して短い見本として保存しましょう。