AIを仕事で使うなら、最初の1件はメールの下書きから

最初は、用件が決まっている短いメールを選びましょう。相手・お願い・期限の3点を渡せば、AIの下書きと自分の意図を比べやすくなります。

白紙の文章より、決まった用件を渡す

お礼や日程確認など、伝える事実が手元にあるメールが練習向きです。交渉の条件をAIに決めてもらうのではなく、決めた内容を読みやすい文章にするところから始めます。まず箇条書きで『誰に／何をお願いするか／いつまでか』を書いてください。

件名は用件がひと目で分かるものを、本文は挨拶・依頼・期限の順で指定します。長い挨拶が出たら『挨拶は1文、依頼を2文目に』と絞ると修正しやすくなります。相手との関係も、社内・初めての取引先・継続取引のいずれかを添えましょう。

『可能でしょうか』と『お願いします』では、相手に伝わる確定度が違います。下書きの日時、添付への言及、こちらが約束した対応を確認し、言っていない約束を削ります。最後に声に出して読み、自分が普段使う言葉へ直せば、そのまま送れる文面に近づきます。

［］の中を、自分の材料へ。

次のメモから取引先へのメールを作ってください。
相手との関係：［継続取引／初めて等］
依頼：［してほしいこと］
期限：［日付］
理由：［必要な理由］
件名1つ、本文180字以内。挨拶は1文。依頼と期限を明記し、メモにない添付・約束を加えないでください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

継続取引先へ。新商品の見積りがほしい。数量30個、納品希望11月上旬。回答希望10月16日。

OUTPUT / 仕上がり

件名：新商品30個のお見積りのお願い
いつもお世話になっております。
新商品30個を11月上旬に納品いただく場合のお見積りをお願いいたします。10月16日までにご回答いただけますと幸いです。

送る予定の短いメール1通を、まず3行の用件メモにしてみましょう。