週次会議を短くする｜報告と相談をAIで分ける

週次会議を短くするなら、報告を事前共有し、会議では止まっている仕事の相談へ時間を使います。AIで報告と相談を仕分けるところから始めましょう。

進んだことは、先に短文で共有する

予定どおり進んでいる作業は、成果物と次の予定を1行にまとめます。会議で同じ内容を読み上げる必要があるかを考えてください。AIには『読むだけで分かる報告』を抜き出してもらいます。

『案件Aが遅れています』だけでは相談になりません。原因、現在の選択肢、会議で決めたいことを付けます。支援が必要なら、どの作業を誰に頼みたいかまで書くと、議論を始めやすくなります。

相談が2件なら各10分など、必要な判断へ時間を配ります。報告を短くした分を、無関係な共有で埋めないようにしましょう。会議の最後に、決定した支援と次の確認日をまとめます。

［］の中を、自分の材料へ。

週次報告［メモ］を、事前共有だけでよい報告／会議で相談する事項へ分類。相談事項には現状・選択肢・決めてほしいことを付け、20分の会議案を作ってください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

原稿Aは完了。原稿Bは写真待ち。撮り直しを頼むか既存写真を使うか判断したい。

OUTPUT / 仕上がり

事前報告：原稿A完了。
相談：原稿Bの写真。選択肢は撮り直し／既存写真。決めることは品質と日程の優先順位。
会議：条件確認5分、選択10分、担当・期限確認5分。

次回の週報で、会議で決めてほしい項目へ1つ印を付けてください。