会議後の共有メールを議事メモから作る

会議後の共有メールは、議事録の全文を貼るより、決定と次の作業を先に置きます。参加していない人も動けるよう、担当と期限を添えましょう。

冒頭で、会議の結論を知らせる

『本日はありがとうございました』の後に、決定したことを短く置きます。長い議論の経緯は議事録へ回し、本文では方針が変わった点を優先します。保留があれば、決定と同じ欄へ混ぜないでください。

複数の作業を一文に詰め込むと、誰の担当か曖昧になります。担当者・作業・期限を箇条書きにして、相手が自分の行だけでも拾える形にします。議事録にない作業を追加する場合は、今回の追加依頼と分かるようにします。

共有だけなら全員へ返信を求める必要はありません。確認が必要な担当にだけ、対象の項目と期限を示します。議事録への案内がある場合は、実際に共有できる資料が用意されているかも確認しましょう。

［］の中を、自分の材料へ。

議事メモ［本文］から共有メールを作成。結論→担当別の作業と期限→保留→確認してほしい点の順。合意されていない依頼や全員への返信要求は加えないでください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

案B採用。企画は16日までに構成修正、営業は19日までに顧客確認。予算は未決。

OUTPUT / 仕上がり

本日の会議で、案Bを採用しました。
・企画：10月16日までに構成を修正
・営業：10月19日までに顧客へ確認
予算は保留となっており、次回確認します。各作業の進行をお願いいたします。

議事録から、メール本文へ載せる決定と作業だけを抜き出してください。