『共有する』と『決める』を分ける
報告だけで済む情報は事前資料へ回し、会議では判断が必要な点を扱います。『販促について』ではなく『案Aか案Bを選ぶ』まで問いを絞ってください。決めるために必要な資料も、議題と対で並べます。
議題ごとに着地点と時間を置く
30分の会議なら、確認5分・比較15分・決定5分・担当確認5分など、合計が枠へ収まる配分にします。AIの配分はたたき台として使い、参加者が初めて見る資料に十分な時間があるかを調整します。
最後の時間を、次の作業へ使う
議論の時間だけを配ると、決めたことの確認が抜けます。最後に担当者と期限を読み上げる時間を確保してください。結論が出なかった場合に、何を追加確認するかも出口として用意します。
コピーして使えるプロンプト
［ ］の中を、自分の材料へ。
［30分］の会議アジェンダを作成。 決めたいこと：［ ］ 事前共有できる情報：［ ］ 議題／到達点／必要資料／所要時間を表にし、最後の5分を担当と期限の確認に残してください。
材料と仕上がりの例
説明用に作成した入力・仕上がりの例
INPUT / 入力する材料
30分で販促案AかBを選ぶ。売上見込みと制作費の比較資料は事前配布できる。
OUTPUT / 仕上がり
5分：比較条件を確認 15分：A/Bの費用と見込みを検討 5分：採用案を決定、未決なら不足情報を特定 5分：修正担当と提出日を確認
仕上げのチェック
- 議題が判断する問いになっている
- 所要時間の合計が会議枠に収まる
- 最後に担当と期限を確認する