会議前の資料をAIで整理し、質問を準備する

会議前の資料は、全部覚えるより『今回決めることに必要な情報』へ絞って読みます。AIに要点と質問をセットで出してもらうと、参加前の準備が進みます。

会議の問いを資料へ添える

売上の報告資料でも、予算を決める会議と原因を調べる会議では読む場所が違います。会議で判断する問いを1文で示し、その問いに関わる数値と前提だけを拾ってもらいます。資料のページや見出しも残してください。

資料に書かれた事実と、資料だけでは答えられない質問を分けます。『売上が下がった理由は何か』より『対象商品の値引き率は変わったか』のように、回答者が答えられる質問へ具体化しましょう。

気になる点をすべて持ち込むと、会議の目的から外れがちです。判断を変えうる質問、結論の前提を確かめる質問を優先します。質問の横に『この回答で何を判断するか』を置くと、聞く理由がはっきりします。

［］の中を、自分の材料へ。

会議の目的は［判断すること］です。資料［本文］から、必要な事実と掲載箇所を整理してください。資料だけでは不明な点を質問へ変え、判断への影響が大きい3つを選んで理由も示してください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

目的：来月の販促予算を決める。資料：今月は広告費20万円、問合せ50件。前年との比較はない。

OUTPUT / 仕上がり

事実：広告費20万円、問合せ50件。
質問①前月の件数と費用は？効率の変化を判断。
質問②受注件数は？問い合わせ後の成果を確認。
質問③追加費用で実施できる施策は？増額案を比較。

次の会議資料を読む前に、決める問いを1文でメモしましょう。