硬すぎる文章を自然な敬語に直すAI文章術

自然な敬語へ直すには、敬語を減らすのではなく、誰へのどんな依頼かを明確にします。重ねた表現をほどき、普段の仕事で言える言葉へ整えましょう。

関係と依頼の強さを指定する

社内の同僚、取引先、初めての相手では、同じ用件でも語尾が変わります。AIへ『取引先への通常連絡、必要以上にかしこまらない』などと伝えます。柔らかくしすぎて、必要な対応が任意に読めないようにしましょう。

『ご確認いただけますと幸甚に存じます』などを、相手との関係に応じて『ご確認をお願いいたします』へ直します。短くするだけでなく、何を確認するかを前へ置くと自然です。見慣れない言葉を新たに足す必要はありません。

下書きには意味が合っていても、普段使わない語尾が残ることがあります。一度声に出して読み、口で言いにくい文を2つに分けます。依頼と期限の意味が変わっていないかも読み比べてください。

［］の中を、自分の材料へ。

次の文章を、取引先への自然な敬語へ直してください。
原文：［ ］
過度に硬い表現と重複を減らし、依頼内容・期限・確定度は保つ。標準的な案と、少し柔らかい案を1つずつ示してください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

添付資料をご高覧賜りまして、10月16日までにご回答を頂戴できますと幸甚に存じます。

OUTPUT / 仕上がり

標準：添付資料をご確認のうえ、10月16日までにご回答をお願いいたします。
柔らかめ：添付資料をご確認いただき、10月16日までにお返事いただけますと幸いです。

硬いと感じる文を1つ選び、関係と用件を添えて2案を比べてください。