角の立たないお断りメールをAIと作る

お断りのメールは、結論を曖昧にせず、短い理由と今後の余地を分けて書きます。配慮のために、引き受けられない約束まで足す必要はありません。

断る範囲を先に決める

今回の日程だけ難しいのか、提案そのものを見送るのかで文面が変わります。AIへ『今回のみ』『今後も受けない』などの範囲を伝えましょう。曖昧な『検討します』を残すと、相手は返答を待ち続けます。

社内事情を細かく説明するより、『既存案件の予定が重なっているため』など、判断に必要な1文に絞ります。伝えない事情をAIに作らせず、理由を伏せたい場合は『理由は詳細に書かない』と指定します。

別日なら対応できる、資料だけなら提供できるなど、確かな代案があれば添えます。代案がなければ、感謝と結論で閉じて構いません。将来の協力を約束する表現は、実際にその意思があるかを読んで確かめます。

［］の中を、自分の材料へ。

依頼［内容］をお断りするメールを作ってください。
断る範囲：［今回のみ／依頼全体］
伝える理由：［ ］
提示できる代案：［あれば記入、なければなし］
感謝→明確な結論→短い理由→代案の順。代案や将来の約束を創作しないでください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

10月20日の登壇依頼。既存の予定があり参加できない。11月以降なら日程相談が可能。

OUTPUT / 仕上がり

登壇のお声がけをいただき、ありがとうございます。10月20日は既存の予定があり、今回はお引き受けできません。11月以降であれば日程をご相談できますので、別日をご検討いただける場合はお知らせください。

断る範囲と、出せる代案の有無を2行で整理してから下書きを頼みましょう。