返信メールをAIで下書きする｜相手の用件を落とさない手順

返信文を頼む前に、相手のメールから質問と依頼を抜き出します。答える項目を先にそろえると、丁寧なのに回答が足りないメールを減らせます。

相手の用件を、返信する順に並べる

原文から『質問』『依頼』『参考情報』を分けます。納期と送料を聞かれているなら、回答も2項目必要です。長い前置きに引っ張られず、相手が返事を待っている箇所へ番号を付けましょう。

確定した納期は回答し、送料が未確認なら確認予定を示します。AIへは、回答できる内容と返答予定日を別々に渡します。情報がない項目を省くより、『確認のうえ○日に回答する』と残す方が相手も次の予定を立てやすくなります。

下書きの最後に、相手の用件がすべて扱われたかを確認します。追加提案を入れるときも、先に質問へ答えてからにしましょう。相手が聞いていない説明を長く足すと、重要な回答が埋もれてしまいます。

［］の中を、自分の材料へ。

相手のメール：［原文］
確定した回答：［ ］
確認中の項目と回答予定：［ ］
まず相手の質問・依頼を列挙し、それぞれへ答える返信メールを作成。回答済み／確認中を明確にし、最後に未回答項目があれば示してください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

相手：20個の納期と送料を知りたい。
回答：納期は11月5日。送料は確認中、10月15日に回答する。

OUTPUT / 仕上がり

お問い合わせありがとうございます。20個の納期は11月5日を予定しております。送料は現在確認しており、10月15日にあらためてご連絡いたします。

返信待ちのメール1通で、答えるべき項目へ番号を付けてください。