長すぎるメールを半分にするAIへの頼み方

メールを短くするときは、残す情報を決めてから削ります。結論・依頼・期限を固定し、経緯の重複や長い前置きを減らすと、用件が伝わりやすくなります。

削れない3点に印を付ける

相手への依頼、判断に必要な条件、回答期限を原文から抜き出します。数字や条件を残すようAIへ指定してください。字数だけを半分にすると、相手が返事をするための情報まで落ちることがあります。

同じ理由の言い直しや、挨拶を兼ねた前置きを減らします。複数の質問があるなら短い箇条書きへ変えましょう。説明が複雑なときは、本文に結論と依頼を置き、詳細を別資料へ分ける方が自然に短くできます。

『検討したい』が『実施する』へ変わるなど、短縮によって確定度が上がる場合があります。削った文の一覧も出してもらい、背景にあった条件が消えていないか確認します。短くした後も、相手が次に何をするか読めれば完成です。

［］の中を、自分の材料へ。

次のメールを約半分の長さにしてください。
原文：［ ］
必ず残すこと：［依頼・条件・期限］
経緯と挨拶の重複を削り、結論を最初に置く。確定／検討中の違いを保ち、削った情報を末尾に別記してください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

資料の背景を長く説明した後に『案Bを検討しています。費用上限は30万円です。10月23日までに実施可否をご返信ください』とある。

OUTPUT / 仕上がり

費用上限30万円で、案Bの実施を検討しています。10月23日までに実施可否をご返信いただけますでしょうか。
削った情報：本文の長い背景説明。

長いメールの中から、相手が返事をするために必要な3点を抜き出してください。