日本語の材料を短くする
長い日本語をそのまま英訳するより、目的・依頼・期限を短文に分けます。『ご検討いただければ』が相談なのか、回答を求める依頼なのかも明らかにしてください。相手との関係と、送る目的を添えると語調を選びやすくなります。
日付と条件を誤読しにくくする
10/11のように読み方が分かれる日付は、October 11のように月を文字で書きます。オンライン打合せなら時間帯の基準も明記しましょう。金額・数量・納品条件は、翻訳後も元のメモへ戻して確かめます。
日本語で意味を説明してもらう
完成した英文の意図を、日本語で短く説明してもらいます。単なる逆翻訳より、『相手に求める行動』『こちらが約束した内容』を出すと違いを見つけやすくなります。強すぎる表現は、同じ条件の柔らかい案と比べましょう。
コピーして使えるプロンプト
［ ］の中を、自分の材料へ。
日本語の材料から、取引先への簡潔な英語メールを作成してください。 材料：［依頼・期限・条件］ 月は英語で表記。英文の後に『相手へ求める行動』『こちらの約束』を日本語で示し、元の材料にない約束は加えないでください。
材料と仕上がりの例
説明用に作成した入力・仕上がりの例
INPUT / 入力する材料
10月16日までに、30個のお見積りを送ってほしい。納品希望は11月上旬。
OUTPUT / 仕上がり
Subject: Request for a quotation for 30 units Could you send us a quotation for 30 units by October 16? Our preferred delivery period is early November. 求める行動：10月16日までの見積り送付。こちらの約束：記載なし。
仕上げのチェック
- 依頼と希望の強さが意図どおり
- 日付の月が文字で表されている
- 新しい約束が加わっていない