日程調整メールをAIで作る｜候補日を見やすく並べる

日程調整は、候補を同じ形式で並べ、所要時間と返信方法を添えると往復を減らせます。AIには日時を考えさせず、確かな候補を見やすく整えてもらいます。

候補の単位をそろえる

『20日の午後』『21日14時』のように粒度を混ぜず、開始時刻と終了時刻をそろえます。曜日を入れるならカレンダーと照合してください。オンラインか訪問かも、所要時間と一緒に伝えます。

候補へ番号を付け、『番号で返信いただけます』と添えます。複数の関係者がいる場合は、参加者全員の候補か、代表者だけの候補かも明記します。候補が合わないときの連絡方法も1文あると、返事が止まりにくくなります。

返信期限があるなら日付で書きます。海外との調整では、日本時間などの基準を明記してください。AIが日付を変換した場合も、予定表へ登録する前に元の候補と開始・終了を照合します。

［］の中を、自分の材料へ。

日程調整メールを作成してください。
目的：［ ］／方法・所要時間：［ ］
候補日時：［開始と終了を列挙］
返信希望日：［ ］
候補は番号付きで統一表示。番号での返信と、全候補が難しい場合の別日提案をお願いしてください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

オンライン30分。10月20日14:00〜14:30、21日10:00〜10:30。返信希望16日。

OUTPUT / 仕上がり

30分のオンライン打合せをお願いできますでしょうか。
①10月20日14:00〜14:30
②10月21日10:00〜10:30
10月16日までに、ご都合のよい番号をご返信ください。難しい場合は別の候補日をお知らせいただけますと幸いです。

候補日を予定表で確認し、同じ表記で2〜3件用意しましょう。