社内のお知らせをAIで作る｜誰が何をするかを明確に

社内のお知らせは、読んだ人が『自分は対象か』『何をいつまでにするか』をすぐ分かる形へ。AIには、背景より先に行動の情報を並べてもらいます。

対象・変更・必要な対応を分ける

全員へのお知らせでも、対応が必要なのは一部だけかもしれません。対象者、変わること、開始日、必要な作業を別の行へ書きます。『ご確認ください』だけで済ませず、返信や申請が必要かまで決めます。

忙しい読み手は本文を通読する前に、日付や自分の部署を探します。件名へ用件と期限を入れ、本文の対応事項を短い箇条書きにします。背景は最後へ回しても、必要な情報が読み取れる順番にしましょう。

『対象者以外は対応不要』と書けるなら明記します。質問先は承認済みの窓口がある場合だけ添えます。AIに連絡先を考えさせず、情報がなければ質問先の欄を未記入として下書きを止めてください。

［］の中を、自分の材料へ。

社内のお知らせを作成。
対象者：［ ］／変わること：［ ］
開始日：［ ］／必要な対応と期限：［ ］
問い合わせ先：［社内の正式な窓口］
件名に用件と期限、本文は対象→対応→開始日→補足の順。対象外の人の扱いも明記してください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

営業部のみ。11月から経費申請の様式変更。10月25日までに新様式を確認。その他部署は対応不要。

OUTPUT / 仕上がり

件名：【営業部】経費申請の新様式確認（10月25日まで）
営業部の皆さまは、10月25日までに新様式をご確認ください。11月分の申請から新様式を使用します。営業部以外の方は対応不要です。

告知したい内容を、対象者・開始日・必要な対応の3行へ分けてください。