催促メールをAIで整える｜期限と依頼を短く伝える

催促は、責める言葉を減らし、必要なものと希望期限を明確にします。行き違いへの配慮を添えつつ、間に合わない場合の連絡方法まで書きましょう。

未着の事実と、こちらの希望を分ける

『まだ届きません』だけでは、相手が何をすればよいか分かりません。対象の資料名、依頼した日、希望する受取日を並べます。元の約束がないのに『期限を過ぎている』と書かないよう、事実を確かめてください。

『社内確認を10月19日に行うため』など、期限の理由を短く添えます。理由が分かると、相手は送付の優先順位を判断しやすくなります。急ぎでも、曖昧な『至急』だけにせず、日付を明記しましょう。

送付できないときは、予定日だけでも返信してほしいと添えます。既に送付されている可能性があれば、行き違いへの一言を結びに置きます。依頼を何度も重ねず、送付か予定日の連絡かを選べる文面に整えます。

［］の中を、自分の材料へ。

資料送付の確認メールを180字程度で作成。
対象：［資料名］／依頼日：［ ］
希望受取日：［ ］／必要な理由：［ ］
間に合わない場合は送付予定日の返信をお願いする。期限違反と決めつけず、行き違いへの配慮を最後に1文添えてください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

10月9日に依頼した見積書が未着。社内検討は19日。16日までにほしい。難しければ予定日を確認したい。

OUTPUT / 仕上がり

10月9日にお願いした見積書について、送付予定をご確認いただけますでしょうか。19日の社内検討に向け、16日までに頂けますと幸いです。難しい場合は予定日をお知らせください。行き違いでお送りいただいておりましたら、ご容赦ください。

催促の前に、送付済みのメールが届いていないか確認し、希望日を決めてください。