表記ゆれを直す前に、AIで統一ルールを作る

表記ゆれは、AIで一括修正する前に統一ルールを決めます。意味が同じものと、似ていても別の商品・部署を分けておくと、誤った統合を減らせます。

直す種類を限定する

全角・半角、略称、空白など、今回そろえる対象を決めます。『東京営業部』と『東京支店』が同じ組織とは限りません。AIには統合候補と理由を出してもらい、判断が必要なものを自動で確定しないようにします。

原本へ直接上書きせず、元の表記、統一案、適用理由の3列へ整理します。社内の正式名称表があるなら、それを基準として渡してください。迷うものは要確認とし、担当者が決めてから変換ルールへ入れます。

表記を直して件数が減った場合、同じ名称になっただけか、行そのものを削除したかを区別します。名称の統一と重複行の削除は別作業です。AIの提案を採用した後も、元の値へ戻れる対応表を残しましょう。

［］の中を、自分の材料へ。

表記一覧［ ］を、正式名称一覧［ ］に合わせる候補表へ整理。元表記／統一案／理由／要確認を出力。意味が同じと確認できない名称は統合せず、行の削除も行わないでください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

正式名：東京営業部。入力：東京営業、東京営業部、東京支店。東京支店が同一組織かは不明。

OUTPUT / 仕上がり

東京営業→東京営業部（正式略称と確認できた場合）。
東京営業部→変更なし。
東京支店→要確認。同一組織と断定せず残す。

よく出る表記ゆれ5件を、上書きせず対応表へ並べてください。