引き継ぎ資料をAIで整える｜いつ・何を・どこまでを書く

引き継ぎ資料は、仕事の説明に加えて『いつ・どこまで・例外時にどうするか』を残します。後任が最初の1回を進められる形へAIと整えましょう。

年間説明より、次に来る作業を先に置く

後任が最初に担当する締切と成果物を冒頭へ書きます。月次業務なら、対象月、受取資料、提出先をそろえます。業務の背景はその後へ置くと、何から着手するかが分かりやすくなります。

通常手順だけでなく、資料未着や数値不一致のときに誰へ確認するかを記します。AIに例外候補を出してもらう場合も、実際の社内ルールと照合してから載せます。担当者が独自に判断してよい範囲も分けましょう。

進行中の作業は、現状・次の行動・期限を残します。『対応中』だけでは次の人が動けません。資料の保存先は実際に共有できる場所を確認し、後任と最初の1回を一緒に進めて不足を補います。

［］の中を、自分の材料へ。

引き継ぎメモ［ ］を、直近の作業／通常手順／例外時の確認／進行中案件へ整理。直近と案件には期限・次の行動を付ける。未記載の社内ルールや連絡先は創作せず要確認にしてください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

月末集計は翌月3日まで。元表が来ない部署は依頼。案件Aは回答待ち、10月16日に再確認。

OUTPUT / 仕上がり

直近：翌月3日までに月末集計を提出。
例外：元表未着の部署へ依頼。依頼先は要確認。
案件A：回答待ち。次の行動は10月16日の再確認。

後任が次の1週間に行う作業を、期限順に3件だけ冒頭へ置きましょう。