作業メモから業務マニュアルを作る

業務マニュアルは、作業メモを順番へ直すだけでなく、前提・操作・完了確認をそろえます。初めて担当する人が止まる箇所をAIと探しましょう。

開始前に必要なものを抜き出す

権限、資料、対象期間など、作業の前提を冒頭へ置きます。熟練者のメモには、当然と思って省いた条件が多くあります。AIへ『初めての担当者が質問しそうな点』を挙げてもらい、実際の手順と照合します。

『確認して登録する』は、確認と登録へ分けます。各手順に入力するもの、操作後の状態、間違えた場合の戻り先を必要な範囲で添えます。画面名やボタン名は実際に確かめた表記を使い、AIに推測させません。

保存しただけか、共有先まで反映されたかで完了は違います。確認画面や件数など、担当者が見て分かる条件を示します。別の人に少数の作業を試してもらい、質問された点をマニュアルへ戻しましょう。

［］の中を、自分の材料へ。

作業メモ［ ］を初心者向けマニュアルへ整理。開始条件／番号付き手順／各手順の確認／完了条件へ分ける。画面の操作名が不足していれば創作せず質問欄へ残してください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

月次表を開く。対象月を確認。金額を転記。合計が元表と同じなら保存して共有する。

OUTPUT / 仕上がり

前提：対象月の元表と転記先を用意。
1 対象月を照合。2 金額を転記。3 合計を元表と照合。4 保存・共有。
完了：共有先で対象月と合計を確認できる。操作画面名は要追記。

自分の作業メモを他の担当者の目で読み、開始前に必要なものを追記してください。