抜け漏れを減らす業務チェックリストをAIで作る

チェックリストは、『注意する』を確認できる問いへ直すと使えます。AIに項目を増やさせるだけでなく、工程と完了基準をそろえましょう。

失敗しやすい工程から項目を作る

請求書なら宛先、金額、対象期間、添付など、間違えた経験のある箇所を集めます。作業全体を細かく監視するより、抜けると手戻りになる項目を優先します。過去のミスは、今回の業務で確認できる事実へ置き換えます。

『金額に注意』より『明細合計と請求額が一致しているか』が具体的です。確認する資料も添えれば、担当が変わっても判断しやすくなります。1項目で2つ確認する文は分け、未確認を合格と同じ扱いにしません。

作成中、送付前、送付後などの工程へ分けます。最後に全部確認するより、その場で確認できる項目を置く方が自然です。長すぎる場合は必須項目と補助項目を分け、実際の作業で使って絞ります。

［］の中を、自分の材料へ。

業務［ ］のチェックリストを作成。失敗しやすい点［ ］、確認資料［ ］。工程別に並べ、各項目をはい／いいえで確認できる文へ。1項目1確認にし、重要な項目を先に示してください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

請求書。金額違い、添付忘れが起こりやすい。元の明細と送付メールで確認する。

OUTPUT / 仕上がり

作成時：明細合計と請求額は一致しているか。
送付前：宛先は今回の取引先か。請求書が添付されているか。
送付後：送信済みメールで添付を確認できるか。

既存の『注意』『十分確認』を、はい・いいえで答えられる文へ直してください。