報告書をAIで整理する｜事実・原因・次の対応を分ける

報告書は、起きた事実・原因の見立て・次の対応を分けると読みやすくなります。AIの整理で、まだ調べている理由まで確定させないことがポイントです。

事実へ期間と比較対象を添える

『不良が増えた』ではなく、『4月は100件中5件、3月は100件中2件』と書きます。件数だけでなく母数もあると、変化を読み違えにくくなります。発生場所や対象商品が分かるなら、範囲も限定します。

担当者の聞き取りで確認した原因と、これから調べる候補を別にします。AIには因果関係を補完させず、『この事実からは原因を断定できない』箇所を示してもらいます。仮説には、何を見れば確かめられるかを添えます。

『改善する』だけでは行動になりません。検査工程の見直し、対象データの確認など、誰が何をするかを具体化します。対応後の確認日を置き、報告が次の行動へつながるように仕上げます。

［］の中を、自分の材料へ。

報告メモ［ ］を、事実／確定原因／原因仮説／対応／次回確認へ整理。数字に対象と期間を添え、原因の記載がなければ未確認とする。対応は担当・期限・確認方法の欄を設けてください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

4月の不良5件/100件、3月2件/100件。検査担当の変更が影響したかは未確認。品質担当が記録を確認する。

OUTPUT / 仕上がり

事実：不良は3月2％、4月5％。
確定原因：未確認。
仮説：担当変更の影響。検査記録で確認。
対応：品質担当が両月の検査記録を比較。期限と次回報告日は要設定。

報告メモの原因に線を引き、確認済みか仮説かを分けてください。