よくある質問を社内向けFAQにまとめる

社内FAQは、質問を集めるだけでなく、同じ質問をまとめ、回答の条件をそろえます。AIで整理した後に、業務の責任者が答えを確定する流れにしましょう。

似ている質問を、意図でまとめる

『申請はどこから？』『フォームが見つからない』は同じ入口の質問かもしれません。一方、『申請できない』は権限や締切の問題も含みます。AIに質問の狙いを分類してもらい、意味が違うものを無理に統合しないよう見ます。

誰にでも同じ手順が使えるとは限りません。部署や契約形態による違いがあれば、回答の冒頭で対象を限定します。未確認の例外は回答へ混ぜず、確認する項目として別に残してください。

正式名称だけでなく、社内でよく使う呼び方も必要に応じて添えます。回答は結論を最初に置き、手順は短い番号にします。更新日と確認担当を内部管理しておくと、古い手順へ戻りにくくなります。

［］の中を、自分の材料へ。

質問一覧［ ］を社内FAQへ整理。似た質問は意図で統合し、質問／短い回答／対象条件／未確認事項を出力。回答材料［正式手順］にない制度や例外を作らないでください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

質問：経費はどこから申請？申請フォームの場所は？
正式手順：社内ポータルの『経費申請』。営業部は新様式を使う。

OUTPUT / 仕上がり

Q：経費申請フォームはどこにありますか？
A：社内ポータルの『経費申請』から開けます。営業部は新様式を使用してください。
対象：全社。ただし様式は部署条件を確認。

直近の問い合わせ5件を集め、同じ答えになる質問をまとめてみましょう。