稟議書の理由をAIで整理する｜費用と効果を具体化

稟議の理由は、『便利になる』を費用・対象・変わる作業へ置き換えます。AIに説得文を膨らませる前に、承認する人が比べられる材料をそろえましょう。

現状と導入後を同じ単位で書く

いま何人が、どの作業へ、どれくらい時間を使っているかを記します。導入後の時間が未測定なら、試験の見込みとして区別します。削減時間をそのまま金銭効果とみなさず、何の仕事へ時間を回せるかも考えます。

月額だけでなく、設定や研修などの初期作業も確認します。AIへ必要な比較項目を出してもらい、実際の見積りで埋めます。金額の根拠、人数、支払期間をそろえると、既存手段との比較ができます。

全社導入か、小規模試験かで稟議の内容は変わります。試験なら期間・上限額・終了時の判断条件を置きましょう。AIの下書きに、未確認の効果や利用可能な制度が追加されていないかを確かめます。

［］の中を、自分の材料へ。

稟議の理由を整理してください。現状［ ］、導入案［ ］、費用［初期・月額］、確認済み効果［ ］、申請範囲［ ］。現状／変更点／費用／効果の根拠／承認依頼の順。未測定の効果は見込みと記載してください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

5人で毎週報告を集約。試験導入を1か月、上限2万円で行いたい。時間削減効果は未測定。

OUTPUT / 仕上がり

申請：報告集約の試験導入を1か月・上限2万円で実施。
目的：5人分の集約作業を整理。
評価：開始前と試験中の集約時間を記録し、継続可否を判断。効果は現時点で未測定。

稟議に載せる効果のうち、既に測ったものとこれから測るものを分けてください。