完成物を、見て確認できる形にする
『セミナーを成功させる』では作業へ分けにくいため、告知ページ、申込み受付、当日資料などの成果物を書きます。AIには成果物ごとに必要な作業を出してもらい、抜けた準備がないか確認します。
先に終わる必要がある作業を結ぶ
告知ページを公開するには、開催日時と登壇内容の確定が先です。単に日付順へ並べず、『これが終わるまで始められない』関係を付けます。外部の回答待ちがある作業は、余裕を持って先へ置きましょう。
担当を置いて、期限を調整する
AIが出した所要日数は仮の見積りです。担当者の実際の空き時間へ合わせて調整し、確認する人の作業も予定へ含めます。公開日だけでなく、原稿の完成日と確認日を分けておくと進行を管理しやすくなります。
コピーして使えるプロンプト
［ ］の中を、自分の材料へ。
企画［内容］を実行計画へ分解。完成物［ ］、実施日［ ］、担当候補［ ］。成果物／作業／先行作業／担当／期限の表にし、未確定の担当と日数は仮と表示してください。
材料と仕上がりの例
説明用に作成した入力・仕上がりの例
INPUT / 入力する材料
11月1日に社内勉強会。資料と案内メールが必要。日時確定→案内→参加者確定の順。
OUTPUT / 仕上がり
日時確定｜先行なし｜主催担当 案内作成・送付｜日時確定後｜事務担当 資料作成・確認｜内容確定後｜講師と確認者 参加者確定｜案内後｜事務担当 各期限は担当の予定と合わせて設定。
仕上げのチェック
- 成果物ごとに作業がある
- 先行作業の関係が正しい
- 確認者の作業時間も含めた