長い報告書を上司向けの要約にする

上司向けの要約は、短くするだけでなく、判断に必要な順へ並べ替えます。結論・判断材料・依頼を先に置き、詳細へ戻れる手がかりを残しましょう。

上司に何をしてほしいか決める

承認、優先順位の判断、状況把握では、残す情報が違います。『報告書を300字に』と頼む前に、要約の読み手と用途を添えます。判断不要の共有なら、結論と重要な変化を中心にします。

全ての数値を均等に縮めず、費用、期限、遅延の影響などを選びます。良い結果だけを拾わず、結論に関わる課題も残してください。根拠の章や表番号を添えると、追加質問へ答えやすくなります。

要約を読んだだけで、何を判断すべきか分かる形へ。詳細な経緯は元資料へ戻せる案内にします。AIの要約を元の結論と比べ、条件付きの提案が断定へ変わっていないかを確認しましょう。

［］の中を、自分の材料へ。

報告書［本文］を、［予算承認］を判断する上司向けに250字で要約。結論／重要な数値と条件／課題／判断してほしいことの順。各根拠の章・表番号を括弧で添え、条件付き提案を断定しないでください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

試験では作業時間を削減。全社導入は追加費用30万円、準備2週間。対象部門が増えた場合の効果は未確認。

OUTPUT / 仕上がり

追加費用30万円・準備2週間で導入を提案します。試験では作業時間が減りましたが、対象拡大時の効果は未確認です。まず対象を限定して導入するか、ご判断をお願いします。

長い報告書の要約前に、読み手に求める判断を1つ書いてください。