問い合わせ返信をAIで下書きする｜回答と案内を分ける

問い合わせ返信は、質問への回答と、必要な手続きの案内を分けます。AIに素材を渡すときも、確定した仕様と確認中の内容を区別しましょう。

質問を分解して、答えを対応させる

『使えるか、どう申し込むか』には仕様と手続きの2回答が必要です。質問へ番号を付け、正式な回答材料を対にします。AIに商品仕様を思い出させるのではなく、確認した資料の内容から下書きを作ります。

読者は長い挨拶より、知りたい答えを待っています。結論を先に置き、対象条件と次の手順を続けます。案内するページや資料があるなら、実際に目的の手続きへ進めることを確認してください。

回答できない部分は省かず、何を確認し、いつ次の連絡をするかを書きます。返信がすべて解決済みと読めないよう、確認中の項目を別にします。顧客に追加情報をお願いする場合は、必要な項目だけを絞りましょう。

［］の中を、自分の材料へ。

問い合わせ［原文］と正式な回答材料［ ］から返信案を作成。質問ごとに結論→条件→次の手順。確認中［項目と返答予定］を別段落へ。材料にない仕様や対応期限は作らないでください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

質問：5人で使えるか、申込み方法は？正式情報：5人利用可、申込みは公式フォーム。初期設定日は確認中、明日回答。

OUTPUT / 仕上がり

5人でご利用いただけます。お申込みは公式フォームからお手続きください。初期設定の日程は確認中のため、明日あらためてご案内いたします。

よくある問い合わせ1件で、質問と正式な回答を対にしてから下書きを頼みましょう。