メモから議事録を作るAIへの頼み方

議事録は、発言をきれいに並べるより、決定・保留・次の作業を分けると使いやすくなります。雑なメモでも、確定度を保ちながら整理できます。

会話順より、使う項目で整理する

発言の流れをそのまま要約すると、途中の案と決定が混ざります。議題ごとに『決まったこと／保留／次の作業』へ振り分けましょう。背景説明は、決定の理由を理解するのに必要な部分だけ残します。

『案Bがよさそう』『来週を目安に』は、採用や期限の確定とは限りません。AIへは、明言されていない箇所を『要確認』として出すよう頼みます。担当者が分からない作業は空欄で残し、会議後に確認します。

議事録の冒頭に結論を置き、作業は担当・内容・期限の表へ分けます。全発言を載せる必要がなければ、判断の分岐点だけを残しましょう。共有時には、確認が必要な箇所を具体的に示すと修正が集まりやすくなります。

［］の中を、自分の材料へ。

次の会議メモを議事録へ整理してください。
メモ：［ ］
議題ごとに決定／保留／次の作業を分ける。作業は担当・内容・期限。確定と明言されていない案や日程は『要確認』にし、発言を補完しないでください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

販促は案Bで進める。企画担当が金曜までに構成修正。予算は次回。印刷は来週あたり？

OUTPUT / 仕上がり

決定：販促は案Bで進める。
作業：企画担当／構成修正／金曜まで。
保留：予算、次回確認。
要確認：印刷日程。来週という発言はあるが未確定。

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手元の会議メモへ『決定・保留・作業』の3つの印を付けてください。