議事録から担当者・期限・次の作業を抜き出す

議事録から作業を抜き出すときは、担当・作業・期限・完了条件を1行にそろえます。『対応する』で止まった項目を、着手できる内容へ直しましょう。

行動を表す文だけを拾う

決定事項すべてが作業とは限りません。『案Bを採用』と『案Bの見積りを取り直す』を区別し、後者を作業一覧へ入れます。AIには、どの記述から拾ったかを根拠として添えてもらうと抜き出しを確かめやすくなります。

『営業で確認』『なるべく早く』は、そのまま担当や期限の確定値にしません。部署だけ分かるなら部署名、日付がないなら未定と記載します。確認すべき点の一覧を別に出し、会議の責任者へまとめて聞ける形にします。

『見積り確認』なら、価格・納期を確認して結果を共有するまでなのかを決めます。AIの完了条件は提案として扱い、議事録からの抽出と区別してください。担当者と認識をそろえてから、タスク管理表へ移しましょう。

［］の中を、自分の材料へ。

議事録［本文］から実行する作業を抽出。
列：担当／作業／期限／原文の根拠。記載がなければ未定。さらに確認が必要な点と、完了条件の提案を別表にしてください。

説明用に作成した入力・仕上がりの例

INPUT / 入力する材料

営業が価格と納期をメーカーへ確認する。次回会議は10月23日。確認の期限は発言なし。

OUTPUT / 仕上がり

抽出：営業／メーカーへ価格と納期を確認／期限未定。
確認点：担当者名と回答期限。
完了条件案：価格・納期の回答を得て、会議資料へ記載する。

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前回の議事録から未完了の作業を抜き出し、期限未定の項目を確認してください。